VIVEs privatlivspolitik for deltagelse i webinarer mv. over Zoom

Denne privatlivspolitik omfatter VIVEs behandling af personoplysninger i forbindelse med afvikling af webinarer og lignende over Zoom.

Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

VIVE er i henhold til lov om VIVE (lbkg. nr. 948/2017) forpligtet til at formidle resultaterne af VIVEs arbejde og øvrige aktiviteter til relevante offentlige og private interessenter og offentligheden i øvrigt. Denne formidling sker bl.a. ved online-webinarer, som afvikles via Zoom.

Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra e (offentlig myndighedsudøvelse) samt lov om VIVE.

Behandling og opbevaring af dine personoplysninger

De personoplysninger, som VIVE som dataansvarlig behandler om dig i forbindelse med afvikling og optagelse af webinarer, kan omfatte følgende:

  • Dit navn og brugernavn
  • Din stemme
  • Dit billede
  • Din e-mailadresse
  • Din arbejdsplads (hvis du anvender en Zoom-konto via din arbejdsplads) og evt. stilling
  • Din IP-adresse og lokation
  • Mødetidspunktet
  • Lyd- og videooptagelse af webinaret (hvis vi optager webinaret, vil du tydeligt blive oplyst herom inden start)
  • De oplysninger, som du selv ytrer på webinaret (mundtligt eller i chatten)

Modtagere af dine personoplysninger

VIVE har indgået databehandleraftale med Danish e-infrastructure Consortium (DeiC), som leverer Zoom til danske universiteter og andre forsknings- og uddannelsesinstitutioner, herunder VIVE. I VIVEs databehandleraftale med DeiC er følgende underdatabehandlere angivet:

  • NORDUnet (drift af servere mv. i København og Stockholm)
  • Zoom Video Communications, Inc. (support og operationelle opgaver samt licensoplysninger)
  • TeliaSonera International Carrier (ejer af datacenter i Ørestaden)
  • InterXion Danmark ApS (ejer af datacenter i Ballerup)
  • SUNET (ejer af datacenter i Stockholm)

Bortset fra brugernavn, IP-adresser og lokation, som opbevares på Zooms datacentre i EU/EØS, opbevares der ikke personoplysninger om dig uden for VIVE. En eventuel optagelse af webinaret uploades dog til VIVEs hjemmeside, hvorfra den kan afspilles af besøgende via en indlejret YouTube-afspiller. Herudover vil oplægsholderes navn, stilling og arbejdssted fremgå af VIVEs hjemmeside under ”Afholdte arrangementer”. Hvis du som deltager (og ikke som oplægsholder) ytrer dig på webinaret, vil denne del af optagelsen efterfølgende blive klippet ud, og du vil således ikke kunne identificeres i materiale, som offentliggøres.

Sletning af dine personoplysninger

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til opfyldelsen af det formål, som fremgår ovenfor.

Hvis webinaret optages, sletter vi ”råoptagelsen”, når den sammenklippede optagelse er uploadet til VIVEs hjemmeside.

Oplysningerne, som opbevares på Zooms datacentre, slettes cirka 15 måneder efter webinaret.

Læs mere i VIVEs generelle privatlivspolitik

I vores generelle privatlivspolitik kan du finde flere oplysninger om VIVEs behandling af dine personoplysninger, herunder bl.a. om

  • Hvordan du kontakter os
  • VIVEs databeskyttelsesrådgiver
  • VIVEs brug af sociale medier, herunder YouTube
  • Dine rettigheder
  • Dine muligheder for at klage til Datatilsynet