Afbureaukratisering handler om god ledelse

Der har i mange år lydt en kritik af den statslige styring af kommunerne for at omfatte unødigt bureaukrati. Kritikken går typisk på, at specifikke regler og procedurer er for omstændelige og krævende for medarbejderne, og at bureaukratiet medfører et alt for stort tidsforbrug på bekostning af kerneydelser til borgerne.

Det har været baggrunden for en række regelforenklingskampagner. Et eksempel er udfordringsretten, hvor kommunerne kan søge om at blive fritaget for konkrete regler. Men det har paradoksalt nok vist sig at være en ret omstændelig proces, der i sig selv skaber et nyt bureaukrati med ansøgninger, der skal skrives og behandles, og forsøg der skal sættes i værk og evalueres. For eksempel er der blevet iværksat over hundrede forsøg med forenklinger i forhold til reglerne om elevplaner i folkeskolen.

Hvad er unødigt?

Forsøg med regelforenkling fører imidlertid ikke nødvendigvis til, at reglerne fjernes. Politikerne er ofte bundet af forlig, og der er sjældent enighed om, hvilke regler der egentlig er unødige. De regler, der af nogle ses som bureaukratiske og unødvendige, kan af andre ses som et vigtigt element i en forandringspolitik. Og hvis der endelig er regler, der opleves som overflødige af alle, så er der måske ikke så meget grund til at fjerne dem ? for så generer de ikke nogen. Sjovt nok bliver denne proces i sig selv genstand for forenkling, og med økonomiaftalen 2013 indføres der således en forenkling af ansøgningsprocessen i forbindelse med udfordringsretten.

Medarbejderne i centrum

I KORA har vi afprøvet en anden tilgang til unødigt bureaukrati og dets konsekvenser. I en ny rapport, der udkommer i dag, sætter vi fokus på medarbejdernes egen oplevelse af det unødige bureaukrati. Det er klart, at medarbejdernes oplevelse kun er ét element i forhold til at vurdere, om en regel er overflødig. Men det er et vigtigt element, for regler kan både have en direkte effekt i forhold til borgerne og en indirekte effekt i forhold til de ansatte.

De unødige regler kan udhule de ansattes arbejdsmotivation, fordi de opleves som unødige og kontrollerende. Desuden er det interessant at spørge medarbejderne, fordi deres vurdering er en indikation på, om reglerne faktisk er unødige.

Ledelsens indsats er vigtig

Undersøgelsen viser, at ledelse har en vigtig betydning for oplevelsen af unødigt bureaukrati. En ledelsesstil, der retter sig mod at kommunikere visioner og anskue problemer på nye måder, mindsker oplevelsen af unødigt bureaukrati blandt medarbejderne. Denne form for ledelse gør det tydeligt for medarbejderne, hvad der er organisationens formål, og hvad der er formålet med de regler og procedurer, der arbejdes med konkret.

Medarbejdernes oplevelse af unødigt bureaukrati bliver også mindsket, hvis der er mindre hierarki på arbejdspladsen. Det vil sige, at hvis de ansatte oplever, at de skal henvende sig til en overordnet selv ved mindre beslutninger, så oplever de også, at det unødige bureaukrati er mere omfattende. Det betyder, at medarbejderne oplever signifikant mindre unødigt bureaukrati på arbejdspladser, hvor man har klare mål og en høj grad af selvbestemmelse i sit daglige arbejde.

Ledelse som redskab

Hvor afbureaukratiseringsindsatsen i høj grad har været rettet mod at fjerne regler, der opleves som bøvlede og besværlige, peger KORAs resultater altså på, at der er et andet redskab og en anden vej at gå: En ledelse, der skaber værdier og visioner på arbejdspladsen, og som støtter medarbejderne i deres faglige udvikling og til at anskue problemerne på nye måder. Hvis en nærværende og aktiv ledelse gør det tydeligt for de ansatte, hvad der er formålet med deres arbejde, så vil det være en blandt flere veje til at reducere oplevelsen af unødigt bureaukrati.

Motivation på arbejdet spiller en rolle

Analyserne viser, at medarbejdere, som oplever meget unødigt bureaukrati, har en lavere indre motivation ved arbejdet. De synes, at arbejdsopgaverne er kedelige, de nyder ikke det daglige arbejde, og de glæder sig ikke til at tage på arbejde om morgenen. Her kan det have en positiv virkning på medarbejderes motivation, hvis de oplever, at det unødige bureaukrati mindskes. Det afgørende synes at være, om medarbejderne oplever reglerne som understøttende frem for kontrollerende. Hvis medarbejderne får oplevelsen af, at reglerne er understøttende, øges deres arbejdsmotivation, og medarbejderne oplever mindre unødigt bureaukrati i deres daglige arbejde.

Gør reglerne til dine

Når ledere skal iværksætte regler på en måde, der sikrer medarbejdernes arbejdsmotivation, så kan de gøre det ved at tale til medarbejdernes kompetencer og autonomi. Et eksempel kan være elevplanerne. Elevplaner kan opfattes som udefrakommende styring, som er unødig og bebyrdende, og det kan virke bureaukratisk, at der skal laves elevplaner i alle fag. Én vej at gå i den situation er at søge om dispensation. En anden vej er at håndtere og implementere elevplanerne på en måde, så det taler til medarbejdernes kompetence og autonomi. Altså at gøre det på en måde, hvor det er i overensstemmelse med værdierne på lige netop vores skole.

Om KORA-rapporten

Rapporten er baseret på en spørgeskemaundersøgelse blandt medarbejdere i fire danske kommuner. De fire kommuner har alle søgt om at blive frikommuner, og de har selv meldt sig til at deltage i KORAs undersøgelse. Der er således ikke tale om et repræsentativt udvalg af landets kommuner.

Der indgår to medarbejdergrupper: medarbejdere fra beskæftigelsesområdet og medarbejdere fra den centrale kommunale administration. De to medarbejdergrupper er udvalgt, da der netop på disse områder er en forventning om at finde en vis grad af unødigt bureaukrati. I alt 1.087 medarbejdere har deltaget i undersøgelsen. Svarprocenten i spørgeskemaundersøgelsen er 56 procent.

Rapporten "Det unødige bureaukrati? - Sammenhænge med motivation, innovation og organisatoriske forhold" kan findes på http://kora.dk/udgivelser/det-unoedige-bureaukrati/. Medarbejdernes oplevelse af unødigt bureaukrati bliver også mindsket, hvis der er mindre hierarki på arbejdspladsen.