Selvpåført bureaukrati i to kommuner

Baggrund

VIVE har kortlagt omfanget og oplevelsen af de regler, retningslinjer og dokumentationskrav, som kommunerne selv har indført. Undersøgelsen af det selvpåførte bureaukrati er gennemført i to kommuner. Den omfatter ældreområdet og personalepolitikken i Greve samt rehabiliteringsplaner på beskæftigelsesområdet i Horsens, og den er udført for Økonomi- og Indenrigsministeriet.

Resultater

Undersøgelsen viser, at medarbejdere og ledere i kommunerne opfatter hovedparten af reglerne som meningsfulde, og at de bidrager til kvaliteten i arbejdet. Undersøgelsen kan således ikke udpege store mængder overflødige regler i de to undersøgte kommuner. Der er dog eksempler på regler, som medarbejderne oplever som overflødige, besværlige eller irriterende.

Der er variation i omfanget af, hvor meget selvpåført bureaukrati der er på de forskellige områder, som VIVE har undersøgt. Rehabiliteringsområdet i Horsens har få interne regler, ældreområdet og det personalepolitiske område i Greve har betydeligt flere regler.

Reglerne er hovedsageligt procesregler, der er rettet mod sagsgange og metoder. Baggrunden for reglerne er ofte et ønske om ensartethed i behandlingen af borgere med ens behov og ligebehandling af medarbejdere. Generelt har medarbejderne et godt kendskab til reglerne, og de fremstår med et klart formål.

Anbefalinger

Undersøgelsen peger på, at selv om bureaukratiet i vid udstrækning opleves som meningsfuldt, kan det godt forbedres. Forskerne udpeger tre områder, hvor kommunerne kan blive bedre:

1. Kommunikation: De kommunale ledere kan blive bedre til at forklare baggrunden for og formålet med reglerne for medarbejderne.
2. Implementering: Reglerne har ofte et formål, som hovedparten er enige i. Kommunerne bør have fokus på, hvordan formålet bliver udmøntet i en konkret ny arbejdsgang.
3. Tilgængelighed: Kommunerne skal sikre, at det er nemt for medarbejderne at finde de gældende regler og retningslinjer, og at reglerne er opdaterede.

3 eksempler på kommunalt bureaukrati

Her er tre eksempler på regler og retningslinjer, som Greve og Horsens Kommuner selv har indført. Det første er et eksempel på meningsfuldt bureaukrati, det andet viser en uhensigtsmæssig implementering på et område, hvor alle er enige om målet, og det tredje viser, hvor vigtig kommunikationen omkring regler og retningslinjer er. Ifølge VIVEs forskere kunne man formentlig finde lignende eksempler i andre kommuner.

Den gode regel: Kvalitetssikring af rehabiliteringsplaner i Horsens

Ifølge lovgivningen skal kommunerne udarbejde en rehabiliteringsplan, før en borger kan få tildelt førtidspension, fleksjob eller et afklaringsforløb. Først udarbejder en sagsbehandler denne plan. Dernæst skal et tværfagligt rehabiliteringsteam udarbejde en indstilling. Men hvis der er fejl eller mangler i planen, kommer sagen tilbage til sagsbehandleren, sagsbehandlingen trækker ud, og borgeren må vente unødigt længe på en afgørelse. Horsens Kommune har derfor etableret et ekstra led, hvor et særligt kvalitetssikringsteam læser sagen igennem, inden rehabiliteringsteamet skal lave indstillingen.

Dette er et eksempel på en intern regel, som alle ser nytten af. Kommunen havde på et tidspunkt afskaffet det ekstra kvalitetssikringsled for netop at fjerne overflødigt bureaukrati. Men sagsbehandlerne oplevede, at det forringede kvaliteten af deres arbejde og behandlingen af borgerne, så kommunen genindførte leddet.

Den vanskelige implementering: Ernæringsscreening af ældre i Greve

Hvis ældre skal være sunde og raske, er det vigtigt, at de får nok at spise. Det er en del af hjemmeplejens opgave at holde øje med, om de ældre får mad nok. I Greve har de indført et ernæringsscreeningsskema, som hjemmeplejen skal udfylde, hvis den ældre har tabt sig et kilo. Dette er et eksempel på en regel, hvor alle er enige om formålet, men hvor medarbejderne oplever implementeringen som uhensigtsmæssig. De oplever for det første, at skemaet er mangel på anerkendelse af deres faglighed. Dernæst synes de, at et kilo er for lille et udsving til at begynde at sætte et relativt omfattende registreringssystem i værk.

Den vigtige kommunikation: Sygefraværssamtaler for medarbejderne i Greve

De fleste arbejdspladser afholder samtaler med medarbejderne, når de har været syge i en vis periode. I Greve har ledelsen også indført faste procedure for, hvornår medarbejderne skal indkaldes til en sygefraværssamtale, samt hvad der skal tales om. Ledelsen har indført disse regler for at sikre, at de kan støtte og hjælpe medarbejdere i en svær situation. Men medarbejderne oplever samtalerne som en kontrolforanstaltning.

Sygefraværssamtalerne er et eksempel på, at ledelsen kan blive bedre til at fortælle medarbejderne om hensigten bag reglen, så der ikke opstår et misforhold mellem ledelsens intention og medarbejdernes oplevelse.

Metode

Undersøgelsen afdækker selvpåført bureaukrati i to kommuner inden for udvalgte områder. Selvpåført omfatter nedskrevne regler og procedurer, som kommunen selv har mulighed for at fjerne. VIVE har gennemført fokusgruppeinterview med godt 50 medarbejdere og ledere og har gennemgået mere end 200 regler.

Undersøgelsen har været opdelt i to faser. Den første fase indeholdt en analyse af omfanget og kendetegnene ved de interne regler. Den anden fase bestod af en vurdering af et udvalg af de interne regler. Ledere, mellemledere og medarbejdere blev inddraget i denne fase med henblik på at kunne vurdere reglerne fra forskellige perspektiver.

Samtlige regler er vurderet ud fra følgende forhold:

• Kendskabet til reglen, hvilket dækker over, hvorvidt den opleves som havende ét eller flere klare formål, om den er tilgængelig, og om den er opdateret.
• Kvaliteten af reglen, hvilket dækker over, om den bidrager til at højne kvaliteten, og om den giver mening fagligt.
• Efterlevelse af reglen, hvilket dækker over, hvorvidt det er besværligt eller omkostningsfuldt at efterleve reglen.